Manajemen Proyek IT

Dosen : Prof. (R.) Drs. Nazir Harjianto, M.Sc., MA

1. Bagaimana Model Proyek Pengelolaan Teknologi Informasi yang harus memperhatikan ke tiga issue dalam proyek yaitu Teknologi (THIO), organisasi dan bisnis, agar pengelolaan tersebut dapat mencapai kesuksesan proyek dan keunikan proyek? Mohon diberi contoh tiap issue tersebut!
Jawaban :
Model proyek pengelolaan TI yang memperhatikan Teknologi (THIO) agar kesuksesan dan keunikan proyek tercapai : model proyek yang harus memperhatikan kemampuan/kapasitas alat, kemampuan manusianya, informasi dan pengelolaan yaitu dengan memperhatikan kemampuan dari semua itu, mulai dari alat, maintenance, hasil produksi sampai dengan pengelolaan nya. Sehingga dengan demikian proyek akan terselesaikan dengan baik dan unik. Contohnya : Pengelolaan TI dengan software monitoring dan mendata teknologi (THIO)
Model proyek pengelolaan TI yang memperhatikan organisasi agar kesuksesan dan keunikan proyek tercapai : organisasi sebagai pelaksana / pengelola proyek pun harus dikelola dengan baik, karena dengan memperhatikan organisasi, maka proyek dapat selesai sesuai target dan dapat menghasilkan proyek yang unik.
Contohnya : Pengelolaan dalam hal TI yang langsung berhubungan dengan organisasi, misalnya TI untuk system kepegawaian, system penggajian, dll.
Model proyek pengelolaan TI yang memperhatikan bisnis agar kesuksesan dan keunikan proyek tercapai : yaitu dengan melakukan analisa bisnis baik dari lingkungan internal maupun eksternal, sehingga dengan demikian factor bisnis dapat dimonitoring.
Contohnya : dengan pengelolaan TI mengarah kepada aplikasi analisa kondisi internal, transaksi dan kondisi eksternal, dengan demikian proyek dapat sukses dan kunikannya tercapai.

2. Seperti halnya organisasi, maka individu juga memerlukan dukungan teknologi informasi (TI), dengan demikian jenis TI baru yang diarahkan untuk individu menjadi lebih terkenal dan populer. Hal tersebut disebut “peer-to-peer computing” (P2P), yang merupakan pilihan anda dan perlu anda pertimbangkan untuk mengelola personal knowledge anda, termasuk sharing resources dan komunikasi di antara individual computers. Mohon dijelaskan hal tersebut termasuk sharing dari apa saja dan mohon diberi contoh!
Jawaban :
Penjelasan : memang benar seorang individu juga memerlukan dukungan TI agar orang tersebut menjadi lebih terkenal dan lebih popular, Hal ini terjadi karena setiap individu memerlukan orang lain untuk hidup, sharing knowledge, komunikasi dan memenuhi kebutuhan serta mengisi kekurangan-kekurangan dirinya (sifat dasar manusia) untuk mencapai tujuannya, diantaranya adalah untuk tujuan bisnis dan komunitas.
Sharing knowledge disini banyak sekali bentuknya, mulai sharing iptek, pengalaman, pekerjaan, kesehatan, problem solving dll.
Contoh : Seseorang memiliki kemampuan IT, dari kemampuan IT yang dimilikinya tersebut orang itu merasa :
• Memiliki kekurangan akan pengetahuan IT
• Memiliki kelebihan pengetahuan
• Ingin tahu pendapat orang lain tentang apa yang diketahuinya
• Ingin menunjukan bahwa dia bisa
• Promosi bisnis bahwa dia dapat mengerjakan proyek IT
• Ingin menjadi terkenal dan menjadi source knowledge bagi orang lain

Maka untuk itu ia ingin melakukan sharing knowledge dengan cara memanfaatkan teknologi IT untuk mencapai tujuannya tersebut, yaitu dengan cara membuat web site, dan ikut komunitas IT. Dengan aktif di web site dan komunitas ini lah ia dapat mencapai tujuannya, knowlwdgenya bertambah, apa yang dia tidak tahu dia dapatkan dari sharing dengan orang lain, menjadi lebih terkenal, orang lain tahu bahwa dia bisa, bahkan mungkin dia akan mendapat tawaran juga untuk mengejakan proyek IT.

3. Faktanya di dalam knowledge management (KM) mempunyai dampak langsung pada bisnis, tetapi investasi di dalam KM secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis. Mohon dijelaskan pengertian tersebut! Mohon juga diberi contoh!
Jawaban :
Penjelasan : knowledge management (KM) mempunyai dampak langsung pada bisnis, tetapi di dalam KM secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis, hal ini benar. Dengan melakukan manajemen knowledge, akan berdampak langsung pada bisnis, yaitu terjadinya semangat dan loyalitas yang makin meningkat dari setiap staf, karena mereka merasa lebih dihargai oleh manajemen. Dengan demikian akan meningkatkan kinerja mereka, Dan hal ini secara tidak langsung investasi KM ini nantinya akan mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis itu sendiri. Sehingga orang/pelanggan akan merasa senang, nyaman dan merasa dilayani dengan baik, dan ini yang akan menjadikan keuntungan & outcomes bisnis menjadi lebih meningkat.
Contoh :
Sebuah club golf dapat menerapkan knowlegde manajemen sebagai berikut :
• Setiap kedy diharapkan dapat memberikan nasehat/tip dan trik tentang kondisi lapangan bagi pemain golf, dengan demikian pemain merasa dilayani dengan baik dan diuntungkan sehingga kedy tersebut diberi tips.
• Setiap kedy harus sharing tentang tip & trik tersebut dengan kedy yang lain, dengan demikian para kedy yang lain pun mendapat tips juga dari para pemain. Dan pemain yang merasa untung dan dilayani dengan baik tersebut akan bermain lagi di club tersebut.
• Nasihat/trip & trik para kedy tersebut dikumpulkan dan diterbitakn dalam bentuk buku dan diberikan kepada seluruh caddi.
• Kemudian Club akan memberikan reward bagi kedy yang berprestasi, dengan memberikan kredit barang di merchandise.
Dari KM ini terdapat beberapa keuntungan, yaitu :
• Para kedy akan memeperoleh tips yang banyak dari para pemain, dan bisa kredit barang di merchandise,
• Para pemain golf memperoleh manfaat dari knowledge kolektif caddi sehingga menang dan
• Club golf akan mendapatkan keuntungan, karena para pemain akan kembali bermain golf di club tersebut dan menginformasikannya ke teman-temannya sesama pemain.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa investasi di dalam KM secara tidak langsung mengarah peningkatan outcomes bisnis.

4. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun eksternal dari proyek. Mohon dijelaskan bagaimana resiko eksternal dapat timbul dan apa akibatnya pada proyek TI! Mohon diberi contoh!
Jawaban :
Dalam pengerjaan proyek, resiko eksternal dapat timbul, hal ini terjadi karena, factor eksternal lingkungan mempengaruhi kondisi dan menimbulkan dampak bagi pelaksanaan proyek. factor eksternal ini adalah factor yang sulit untuk dikendalikan.
Contoh nya :
• Kondisi perekonomian dengan adanya inflasi, naiknya harga-harga
• Kondisi politik
• Kondisi social
• Kondisi UU/hukum

5. Peningkatan knowledge processing seseorang akan mengarah pada peningkatan kapasitas untuk memproduksi dan mengintegrasikan knowledge baru., dan yang kemudian akan mengarah ke strategi bisnis dan model operasionalnya, Peningkatan tersebut seharusnya diarahkan ke outcomes dari proyek TI yang lebih baik. Berarti peningkatan tersebut akan mempunyai makna bahwa kami mampu untuk belajar (learn) dan share knowledge secara efektif. Mohon dijelaskan maksud dari belajar dan share knowledge yang efektif sehingga menghasilkan outcome bisnis TI yang lebih baik.
Jawaban :
Belajar dan share knowledge yang efektif adalah aktifitas share knowledge yang kemudian knowledge yang di dapat tersebut di pelajari, didiskusikan, dianalisa kemudian diintegrasikan dengan knowledge yang dimiliki, lalu diterapkan mengarah ke strategi bisnis untuk meningkatkan outcme. Dengan demikian individu mampu belajar dan mengintegrasikan knowledge baru dengan knowledge yang dimilikinya., sehingga dengan demikian aktifitas sharing knowledge terbukti efektif untuk menghasilkan outcomes bisnis TI yang lebih baik.