Intro to Organization and Business

Intro to Organization and Business / Pengantar Organisasi dan Bisnis
Dosen:Alan Hakim, S.Kom., M.M.

1. Ciri-ciri organisasi adalah :
1.Merupakan kumpulan orang-orang yang dapat dikenal dan saling mengenal dan memiliki tujuan bersama
2.Memiliki sistem
3.Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,
4.Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,
5. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,
6. Adanya tujuan/goal yang ingin dicapai.
2. Prinsip penting dari organisasi :
1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.
2) Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3) Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
5) Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
7) Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8) Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
9) Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10) Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.
11) Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12) Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

3. Pengelompokan organisasi :
1. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan
2. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan.
3. Berdasarkan sifat hubungan personal
4. Berdasarkan tujuan.
5. Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat
6. Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani
7. Berdasarkan pihak yang memakai manfaat

Penjelasan :
1. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.
(1) bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
(2) bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.

2. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan. Bentuk organisasi ini meliputi ;
(1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi,
(2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi,
(3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.
3. Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu ;
(1) organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum
(2) organisasi informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat atau hobby, dll.

4. Berdasarkan tujuan.
Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu :
(1) organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’’
(2) organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘

5. Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu ;
(1) organisasi pendidikan,
(2) organisasi kesehatan,
(3) organisasi pertanian, dan lain lain.

6. Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu :
(1) Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan,
(2) Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik
(3) Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja
(4) Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain.

7. Berdasarkan pihak yang memakai manfaat.
Organisasi ini meliputi;
(1) Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi,
(2) Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank,
(3) Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan,
(4) Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya rumah sakit, Puskesmas, dll

4. Yang dapat disimpulkan dari kejadian perubahan atau reformasi, dikaitkan dengan teori tentang organisasi :
Perubahan atau reformasi merupakan suatu proses change management, dimana angota organisasi dalam hal ini rakyat menginginkan perubahan yang cepat dan menyeluruh dari suatu organisasi negara, dikarenakan kondisi manajemen dan keadaan negara dalam keadaan kurang sehat sehingga sebagai pemegang kedaulatan, maka rakyat melakukan reformasi, agar kondisi negara menjadi lebih baik, sebagai tujuan bersama.
Ini terkait dengan salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, artinya organisasi senantiasa dinamis sesuai dengan dinamika yang ada dalam organisasi dan juga harus memperhatikan perubahan dari luar organisasi. Salah satu pendorong terjadinya perubahan yang mendasar dalam semua organisasi di Indonesia adalah terjadinya reformasi nasional pada tahun 1998 yang lalu.


5. Upaya yang harus dilakukan suatu organisasi agar tetap exist atau mampu menjalankan fungsinya secara optimal :
1. Organisasi harus memiliki job deskripsi yang jelas
2. Adanya kedisiplinan, baik dalam waktu kerja maupun mengerjakan suatu pekerjaan.
3. Adanya program kerja dan tujuan yang jelas
4. Adanya komitmen dan kerjasama yang solid dari manajemen dan karyawan untuk memajukan organisasi
5. Membina hubungan baik dan kerjasama dengan organisasi lain.
6. Adanya reward and Punishment sebagai motivasi.


6.

Fungsi-fungsi manajemen :
1. Planing, yaitu : proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Kegiatannya mencakup : Menetapkan tujuan dan target bisnis, Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut, Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan, Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

2. Organizing, yaitu : proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi atau dengan katalain menganalisa dan mengatur apa yang diperlukan untuk melakukan sesuatu, bagaimana melakukannya dan siapa yang akan melakukannya. Kegiatannya mencakup : Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan, Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab, Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja, Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

3. Leading, yaitu : memberikan motivasi, memimpin, dan melakukan tindakan lain dalam memimpin karyawan, termasuk proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatannya mencakup : Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan, Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan, Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

4. Controlling, yaitu : proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Kegiatannya mencakup : Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan, Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan, Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

7. Pengertian efektif dan efisien :
a. Efektif, yaitu : melakukan sesuatu yang benar atau menyelesaikan segala aktifitas untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Efisien, yaitu : melakukan sesuatu dengan benar atau dengan kata lain mendapatkan sesuatu sebesar-besarnya dengan input yang sekecil-kecilnya.

8. Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, yaitu :
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.


9.
Pribahasa : "Without goals, and plans to reach them, you are like a ship that sail with no destination" (Fritzhugh Dodson)
Arti : “tanpa tujuan dan perencanaan yang baik, anda seperti perahu yang berlayar tanpa arah”

Maksudnya : tanpa adanya tujuan dan perencanaan yang baik dan jelas, kita tidak akan mendapatkan sesuatu yang kita inginkan. Jadi kita harus membuat perencanaan dan tujuan yang akan dicapai terlebih dahulu agar, apa yang kita laukuan dapat mengarah ke tujuan dan tujuan tersebut dapat kita capai.